Suite à la réception d’un avis de contrôle URSSAF, vous devez réagir vite et vous organiser. L’inspecteur URSSAF, l’agent chargé du contrôle, peut vérifier de nombreux aspects de votre activité. Une bonne préparation est indispensable avant la visite. Voici ce qu’il faut savoir pour l’aborder sereinement.
L’avis de contrôle est le document qui déclenche la procédure. Vous devez en prendre connaissance dès sa réception pour bien vous préparer.
Il contient les informations suivantes :
Bon à savoir : En cas de contrôle URSSAF de votre entreprise réunionnaise, vous recevez l'avis de contrôle au moins 15 jours avant la date du lancement de la procédure.
Le contrôle URSSAF porte sur de nombreux aspects de l’activité d’une entreprise. Cela peut-être :
Rapprochez-vous de votre expert-comptable afin de rassembler tous les documents et d’identifier le cas échéant les éléments manquants.
À retenir : L’avis informe sur le périmètre, les dates et les pièces à produire. Vous devez donc préparer vos documents comptables, vos déclarations sociales avec votre expert-comptable.
Pour la phase de contrôle, L’URSSAF demande une liste des documents.
Rassemblez les pièces comptables suivantes :
Préparez les éléments fiscaux suivants :
Selon la situation de votre entreprise, vous devrez fournir :
Les documents à préparer pour un contrôle URSSAF à la Réunion
| Catégorie | Documents à fournir |
|---|---|
| Documents sociaux | • Régularisations et appels de cotisations annuels • Doubles des bulletins de salaire • Bordereaux de cotisations + justificatifs DSN • Convention collective applicable • Registre unique du personnel • Contrats ouvrant droit à exonérations • Attestations et déclarations France Travail • Avis France Travail sur l’assurance chômage du dirigeant cumulant mandat et contrat |
| Documents comptables et financiers | • Balances comptables • Bilans et comptes de résultat • Grands livres comptables • Fichier des écritures comptables (FEC) • États de rapprochement comptabilité / DSN • Relevés d’heures • Conventions de stage • Factures de sous-traitance • Notes d’honoraires • Justificatifs de frais professionnels et avantages en nature |
| Documents fiscaux | • Liasses fiscales • Avis d’imposition • Justificatifs de paiement des impôts et taxes • Conclusions du dernier contrôle fiscal |
| Documents juridiques | • Extrait Kbis • Statuts • Procès-verbaux d’assemblées générales • Accords d’intéressement et de participation • Rapports du commissaire aux comptes, si concernés • Jugements de conseils de prud’hommes, le cas échéant |
Le contrôle sur place signifie qu’il se déroule dans les locaux de votre entreprise à la Réunion. À l’inverse, un contrôle « sur pièce » signifie que l’URSSAF contrôle à distance, après avoir envoyé les documents demandés.
Sur place, le déroulement habituel d’un contrôle est le suivant. Dans un premier temps, l’agent vérifie la liste des documents et compare les données déclarées et les données enregistrées. Par la suite, il interroge le dirigeant et peut demander des pièces complémentaires.
Suite au contrôle, l’inspecteur de L’URSSAF présente ses conclusions dans une lettre d’observations. Ce document précise les éventuelles anomalies relevées et les montants concernés de même que la période visée. Vous disposez d’une période contradictoire de 30 jours pour répondre et émettre d’éventuelles contestations.
Si vos réponses ne convainquent pas l’URSSAF, vous recevez une mise en demeure. Elle indique par exemple le montant des cotisations et contributions sociales dues le cas échéant et les délais pour payer ou contester.
L’expert-comptable joue un rôle central pour un dirigeant d’entreprise à La Réunion confronté à un contrôle URSSAF. Il assiste le dirigeant lors du contrôle sur place.
En amont il vous aider à classer les documents par années civiles pour faciliter la visite. Il se charge également de vérifier les déclarations sociales, les bulletins de paie et les contrats de travail entre autres. Enfin, il vous aide à préparer les réponses aux demandes de l’inspecteur URSSAF
Un contrôle URSSAF est toujours un moment stressant pour un dirigeant à la Réunion. Mais, avec l’accompagnement de votre cabinet d’expertise-comptable, vous pourrez rassembler tous les documents demandés lors du contrôle. Cela permet d’aborder cette étape sereinement.