La loi impose de conserver les documents en entreprise durant un certain délai. Celui-ci varie dans des proportions importantes en fonction de leur nature : comptable, fiscal, juridique... Des règles précises doivent être suivies à cet égard. La raison : respecter les dispositions légales. Quel est le délai de conservation des documents en entreprises ? Nos réponses.
Le délai de conservation des documents en entreprise : une obligation légale
Votre entreprise se trouve dans l'obligation de respecter un délai de conservation précis quant aux documents qu'elle produit. Factures, devis, documents comptables, déclarations sociales et fiscales... Il existe une foule de documents de différentes natures concernées par cette obligation. La raison : l'administration fiscale doit avoir accès à ces documents en cas de contrôle.
Aussi, ne pas respecter cette obligation peut exposer votre entreprise à des sanctions. Il s'agit d'une amende dont le montant s'avère élevé, soit 10 000€ pour les documents fiscaux en l'occurrence. C'est l'article 1734 du Code général des impôts qui précise le fait qu'une amende est “applicable en cas d'absence de tenu [des] documents [demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits”.
Le délai de conservation des documents comptables, sociaux et fiscaux de l'entreprise
Quels sont les délais de conservation des documents comptables, sociaux et fiscaux de votre entreprise ?
Les pièces comptables – le bilan, le compte de résultats et les annexes – doivent obligatoirement être conservés durant au moins 10 ans suivant la clôture de l'exercice. Il en va de même pour les pièces justificatives qui y sont liées : les devis, les factures et les bons de commande, les bons de livraison et autres bons de réception.
Les statuts doivent être conservés durant toute l'existence de l'entreprise, puis durant 5 ans en cas de radiation au RCS.
Pour les documents fiscaux, le délai s'élève à 6 ans. Les pièces concernées par ce délai sont nombreuses. Elles portent sur les formalités déclaratives d'IR, mais également d'IS, les déclarations de BIC et BNC, celles en lien avec le paiement de la CFE, celui de la CVAE ou encore les déclarations périodiques de TVA.
Le délai de conservation des contrats et des documents commerciaux
Concernant les documents d'ordre commercial et juridique – tels que les contrats -, les délais de conservation varient de 3 ans à 30 ans.
Pour les contrats que votre entreprise conclut avec ses clients, ses fournisseurs ou ses prestataires, la loi impose de les conserver durant au minimum 5 ans. Il en va de même pour les documents en lien avec le transport de marchandises (5 ans). Une singularité existe concernant le délai de conservation des documents nécessaires aux déclarations douanières – en cas d'activité import-export intra et/ou extracommunautaire -, le délai est de 3 ans.
Un délai de conservation de 5 ans est par ailleurs la règle pour les documents bancaires (relevés, récépissés de virements bancaires, prélèvements…).
Un délai de conservation supérieur s'applique pour des contrats conclus par voie électronique. Dès lors que la valeur de celui-ci est supérieure ou égale à 120€, le délai de conservation s'établit à 10 ans.
Les contrats liés à la cession ou l'acquisition de biens fonciers et immobiliers sont à conserver durant au moins 30 ans.
Les documents RH
Les documents relatifs à la gestion de vos collaborateurs doivent être conservés pendant une durée minimum de 5 années. Cela concerne un champ large de documents. Les contrats de travail de même que toutes les pièces en lien avec la rémunération des salariés : bulletins de paie, primes, indemnités et autres soldes de tout compte. Sachez à ce titre que le RGPD - Règlement Général sur la Protection des Données -, impose des obligations en matière RH. Les données enregistrées sur les candidats non retenus à l'embauche ne peuvent pas être conservées plus de 2 ans suite au dernier contact. Vous devez donc les supprimer passé ce délai. Un délai de 5 ans est par ailleurs la règle concernant les documents de paie des salariés ayant quitté l'entreprise.
Les documents relatifs aux charges sociales et aux taxes sur les salaires doivent être conservés durant 3 ans. Ce délai est raccourci à une année pour les documents en lien avec la comptabilisation des horaires de travail des salariés de même que des heures d'astreinte.
Comment s'assurer de respecter ces délais de conservation des documents ?
Les délais de conservation varient ainsi dans des proportions importantes, en fonction de la nature des documents. En tant que chef d'entreprise, vous avez fort à gagner à demander l'aide de votre cabinet d'expertise-comptable. D'une part, le département juridique s'assure que les délais légaux sont bien respectés. D'autre part, votre expert-comptable vous conseille sur la manière la plus efficace d'ordonner, de classer et de conserver tous ces documents. Il peut également vous soumettre des solutions d'archivage si besoin, via des services adaptés à votre situation.
Conserver les documents sociaux, fiscaux, commerciaux et comptables figure parmi les obligations de toute entreprise. Ces obligations s'insèrent par ailleurs dans le contexte élargi de la bonne gestion et du pilotage d'entreprise. Des bonnes pratiques sont à suivre à cet égard. Nous les avons réunies au sein d'un document, d'un guide pratique que nous tenons à votre disposition.
Si vous souhaitez en savoir plus, consultez le guide sur le pilotage d’entreprise à La Réunion ou téléchargez-le gratuitement ici.
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