Dans une entreprise, la gestion des congés payés des salariés peut vite devenir problématique sans solutions ni process adaptés. Les congés payés soulèvent en effet de multiples enjeux au niveau organisationnel, RH, commercial, financier entre autres. Le top management doit s'assurer d'une gestion optimale des congés des collaborateurs de l'entreprise tant pour leur satisfaction que pour le bon déroulé de l'activité. Comment faire ? Voici 4 conseils à appliquer.
Conseil n°1 : être accompagné par votre expert-comptable
Une bonne gestion des congés payés des salariés de votre entreprise passe en premier lieu par la maîtrise de ses tenants et aboutissants. Pour cela, le plus efficace est à n'en pas douter d'être accompagné comme il se doit ! Votre cabinet d'expertise-comptable est à ce titre un partenaire de premier plan.
Car entre la connaissance de la législation, des conventions collectives et de la jurisprudence, la gestion comptable et financière des congés payés ou encore leur paiement... Les sujets à connaître et les opérations à assurer sont nombreux.
Aussi, pour optimiser la gestion des congés payés de vos salariés sur toutes ses composantes, faire appel aux services d'un cabinet d'expertise-comptable simplifie considérablement la tâche.
C'est d'une part l'assurance d'être en conformité au regard de la loi et du droit du travail, et d'autre part de répondre avec justesse aux demandes de congés de vos employés. Sur ce point en particulier, notez que la gestion des congés payés s'est imposée au fil de ces dernières années comme un élément important de la marque employeur. Bien gérer les congés payés participe de fait à la bonification de la marque employeur de votre entreprise.
Conseil n°2 : savoir anticiper
Une bonne gestion des congés payés des salariés est garante d'une bonne organisation générale de l'entreprise. L'activité ne doit pas être impactée sinon ralentie par l'absence de tel ou tel collaborateur. Les commandes doivent être honorées, la production doit se poursuivre : en somme l'entreprise doit continuer de tourner.
Aussi, pour ne pas freiner le bon déroulé de l'activité, anticiper est primordial ! Planifier sur l'année les congés payés des salariés évite de désorganiser l'entreprise.
En prévoyant l'absence de tels et tels salariés à l’avance, l'entreprise peut poursuivre son activité de manière optimale, répondre aux demandes des clients et des prestataires, continuer de prospecter... Il s'agit alors de planifier le plus en amont possible les prochains congés, sur un trimestre, un semestre et même mieux sur l'année.
Conseil n°3 : se doter d'outils
Si l'anticipation des congés payés est essentielle tant pour l'activité de l'entreprise que pour la satisfaction des collaborateurs, s'appuyer sur des solutions techniques simplifie le process. Pour cela, deux types d'outils sortent nettement du lot : les plateformes et solutions en ligne spécialisées et les logiciels de paie des experts-comptables.
Skello, Kiwirh ou encore Kammi, Bizneo, Factorial, Foederis, Manatime... Les logiciels et plateformes en ligne de gestion des congés payés sont légions. Ils s'adaptent à la taille de l'entreprise, et offrent des fonctionnalités à la fois complètes et simples d'utilisation. Des tableaux de bords permettent d'avoir une vue détaillée sur tous les aspects de l'activité : planning, nombre de jours d'absence... Certaines plateformes disposent même d'une fonctionnalité intelligente d'automatisation des demandes de congés payés afin de gagner en agilité et en temps.
Par ailleurs, les logiciels de paie des experts-comptables peuvent également inclure un accès collaboratif. Accès à la fois côté employeur et côté salarié pour la distribution des bulletins et la demande/supervision des congés payés. C’est le cas notamment de l’outil SilaExpert - l’outil le plus utilisé en France avec plus de 6 000 000 de bulletins produits chaque mois.
Conseil n°4 : communiquer
Nombre de services RH et de directions d'entreprises ont saisi à juste raison l'importance des congés payés tant pour leurs équipes que pour l'entreprise. Une bonne qualité de communication est à cet égard fondamentale !
Une communication claire et transparente sur la façon dont l'entreprise gère les congés payés de manière impartiale et juste s'avère en effet primordiale. C'est le gage de l'atteinte de plusieurs objectifs :
- satisfaire les collaborateurs
- conserver un niveau d'activité optimale tout au long de l'année
- maintenir une organisation fluide et performante
- répondre aux demandes des clients afin de poursuivre l'activité.
En somme, une communication interne de haut niveau permet de s'assurer de l'adhésion de tous les collaborateurs au process pour in fine le bien de l'entreprise.
Clarifier les choses en début d'exercice puis effectuer des points réguliers avec les managers et les chefs d'équipes figure comme une bonne approche en la matière. La période estivale mais également les fêtes de fin d'année et autres périodes fastes des périodes scolaires constituent des moments clés de congés payés.
Pour le bon déroulé de votre activité et obtenir la satisfaction de vos équipes, la gestion des congés payés de vos salariés doit donc être appréhendée avec méthode. Aussi, les conseils et les prestations de votre expert-comptable en la matière constituent des éléments clés dans cette optique. La gestion des congés payés s'inscrivant par ailleurs dans le cadre plus large qu'est le pilotage d'entreprise. Sachez à ce titre que si vous souhaitez en savoir plus, consultez le guide sur le pilotage d’entreprise à La Réunion ou téléchargez-le gratuitement ici.
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