France Num, service de l’État chargé d’accompagner la transformation numérique des TPE / PME, s’est intéressé à la question des notes de frais dans ce type de structure. Et d’après lui, choisir de les dématérialiser est une solution à ne pas négliger pour optimiser les coûts ! Explications.
Dématérialisation des notes de frais : un gain de temps et d’argent !
Les entreprises sont amenées à prendre en charge certains frais professionnels de leurs salariés : frais de déplacement, frais d’hébergement, frais de repas, etc.
Cette prise en charge nécessite toutefois que les employés concernés fournissent une note de frais, accompagnée des justificatifs requis (tickets, factures d’achat, etc.).
Pour l’entreprise, la gestion de ces notes de frais peut s’avérer chronophage. D’où l’intérêt, comme le rappelle France Num, d’opter pour la dématérialisation.
Pour cela, il faut que certains prérequis soient respectés :
- la version numérique des justificatifs doit être conforme à l’originale, tant dans son image que dans son contenu (aucune information ne doit être perdue) ;
- le document doit être numérisé au format PDF ou PDF/A-3 pour assurer la pérennité des données qu’il contient ;
- la note de frais dématérialisée doit disposer d’une signature électronique pour garantir son authenticité ;
- une copie numérique de chaque facture doit être conservée, en utilisant une méthode d’archivage à valeur probante.
La dématérialisation de la gestion des notes de frais va présenter 2 grands avantages pour la TPE / PME :
- un gain de temps : d’après une étude relayée par France Num, le traitement papier d’une note de frais prend 20 minutes environ, chaque erreur allongeant la durée de travail de 18 minutes. En recourant à la dématérialisation, cela ne prend plus que quelques minutes... En outre, le traitement dématérialisé permet de valider plus rapidement la note de frais et donc, de rembourser plus rapidement le salarié ;
- un gain d’argent : toujours selon l’étude relayée par France Num, la gestion d’une note de frais papier coûte environ 50 €, sans compter les coûts indirects (le stockage des justificatifs par exemple). Des frais qui peuvent être réduits par la dématérialisation de l’ensemble des documents.
Cette dématérialisation présente également des avantages plus indirects pour l’entreprise :
- le risque d’erreur est réduit ;
- les justificatifs peuvent être fournis plus rapidement en cas de contrôle fiscal ou de contrôle de l’Urssaf ;
- le dirigeant a une meilleur vue d’ensemble du pilotage de son entreprise.
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