Dans le cadre de l’obligation d’émission et de réception de factures électroniques, un standard européen a été mis en place : Factur-X. Il s’appuie sur un double format, il introduit de nouvelles mentions obligatoires et devient la norme à compter de 2026. Mais de quoi parle-t-on exactement ? Pourquoi Factur-X devient-il la norme ? En somme, qu'est-ce que Factur-X ? Nos réponses dans cet article.
Qu’est-ce que la Factur-X ?
Factur-X est le nom donné à un format de facture électronique hybride. Concrètement, Factur-X fait cohabiter au sein d’un seul et même fichier deux formats : un fichier PDF lisible par l’humain, qui contient en pièce jointe un fichier XML structuré, lisible par les systèmes informatiques.
Il s’agit donc d’un document à double lecture puisque d’un côté vous avez la possibilité l’ouvrir comme une facture classique, et de l’autre une plateforme peut en extraire automatiquement toutes les données qu’il embarque : montant HT et montant TTC, TVA, dates, identité complète du client et du fournisseurs….
Factur-X se veut par ailleurs uniformisé à l’ensemble du territoire européen. Le but ? Simplifier les échanges entre entreprises européennes.
Pourquoi la Factur-X devient incontournable ?
Factur-X devient non seulement incontournable mais à terme obligatoire. Car il s’agit d’un des formats imposés dans le cadre de l’obligation de la facture électronique.
Le format Factur-X a été choisi comme modèle de référence par les pouvoirs publics, notamment pour sa compatibilité avec les systèmes informatiques de l’administration fiscale.
Pour rappel, voici le calendrier d’entrée en vigueur de la réforme de la facture électronique
- 1er septembre 2026 :
- Obligation d’être en capacité de réceptionner des factures au format électronique, pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.
- Obligation d’émettre des factures électroniques pour les grandes entreprises.
- 1er septembre 2027 : généralisation de l’envoi et de la réception de la facture électronique, à toutes les entreprises, y compris les PME et TPE.
Par ailleurs, Factur-X apporte une réponse aux besoins des entreprises, puisque ce format va engendrer des bénéfices :
- Un gain de temps dans le traitement des factures,
- Une réduction des erreurs humaines liées à la saisie manuelle,
- Une meilleure intégration dans les outils comptables et ERP,
- Une sécurisation des échanges de données, en conformité avec la réglementation.
La Factur-X, comment ça fonctionne ?
La particularité de Factur-X repose donc sur la combinaison de deux formats :
- Un fichier PDF, qui constitue la représentation visuelle de la facture, lisible par tous.
- Un fichier XML, encapsulé dans le PDF, qui contient les données structurées nécessaires à un traitement automatisé.
Ainsi, une facture au format Factur-X est conforme aux exigences légales en matière de facturation électronique, tout en étant interopérable avec la plupart des systèmes informatiques.
En prenant l’exemple d’une entreprise réunionnaise qui facture une prestation de services à une collectivité locale, avec Factur-X, le département comptable peut lire la facture à l’écran – grâce au format PDF -, et son logiciel comptable peut extraire automatiquement les données du fichier XML afin de les intégrer à son système.
Quelles sont les mentions obligatoires dans une facture au format Factur-X ?
Une autre singularité de Factur-X réside dans le fait que des mentions obligatoires doivent désormais être intégrées dans toutes les factures. Les voici :
- Le numéro de facture : il s’agit d’un numéro unique qui permet de tracer chaque transaction.
- Les dates : date d’émission et date de livraison ou d’exécution.
- La description détaillée des produits et services
- Nom ou raison sociale de l’émetteur : nom, numéro SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, numéro d’enregistrement RCS
- Adresse complète de l’entreprise
- Identité du destinataire : nom ou raison sociale, adresse, coordonnées complètes, numéro de TVA intracommunautaire.
En somme, Factur-X est sur le point de devenir la norme pour toutes les entreprises, selon un calendrier progressif certes, mais l’échéance n’en demeure pas moins imminente, dès le 1er septembre 2026.
Aussi, dans le but de vous assurer de maîtriser Factur-X, commencez par faire un état des lieux de vos outils de facturation actuels. En d’autres termes, votre logiciel est-il compatible avec Factur-X ? Certaines solutions, comme Pennylane, ont déjà intégré ce format. Si votre solution actuelle ne l’intègre pas, il est temps d’en changer.
Reste que la meilleure approche pour maîtriser ce format et vous conformer à l’obligation légale est de vous rapprocher de votre cabinet d’expertise-comptable. Il saura vous conseiller sur la bonne méthode pour intégrer Factur-X au sein de votre organisation, et vous orientera vers les outils de facturation les plus adaptés à vos besoins.
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