Pour diverses raisons, une entreprise peut être soumise à un contrôle URSSAF. Différents éléments de sa comptabilité et de ses déclarations sociales et fiscales sont alors analysés. L'accompagnement d'un cabinet d'expertise-comptable permet à ce titre de s'assurer que tout se passe pour le mieux. Voici 5 choses à connaître sur un contrôle URSSAF.
Qu'est-ce qu'un contrôle URSSAF ? Quel est son but ?
L'URSSAF - Union de recouvrement des cotisations de la Sécurité sociale et des cotisations familiales – est l'organisme public en charge de collecter les cotisations sociales payées par les employeurs : entreprises, travailleurs indépendants, professions libérales. Les cotisations sociales servent à financer le régime général de la Sécurité sociale. Remboursement de soins médicaux, congés maternité, arrêt maladie, retraite... Les cotisations sociales participent au financement d'un champ large de prestations de la protection sociale.
Le but d’un contrôle URSSAF est de s'assurer, qu'en cas d'anomalies constatées dans le paiement des cotisations des employeurs, les erreurs soient rectifiées.
Pourquoi une entreprise est-elle soumise à un contrôle URSSAF ?
La mission de l'URSSAF est double : l'organisme est à la fois chargé de collecter les cotisations sociales dans le but de financer la Sécurité sociale, mais également de veiller à ce que tous les employeurs les paient bel et bien, et dans les temps. Dans cette optique, un contrôle URSSAF est en principe prévu tous les 3 ans pour toutes les entreprises, les travailleurs indépendants, les professions libérales, les professionnels de santé... Ce contrôle permet de s'assurer que l'entreprise est à jour du paiement des cotisations sociales.
Mais un contrôle URSSAF est généralement déclenché dans plusieurs cas de figure en particulier :
- en cas d'une anomalie détectée par l'URSSAF dans les déclarations sociales
- lorsqu'un client ou un fournisseur d'une entreprise est contrôlé par l'URSSAF et demande à ce que ses informations soient croisées
- en cas de soupçon de travail dissimulé
- en cas de dénonciation par un salarié, un fournisseur ou un prestataire externe
Quels sont les éléments vérifiés lors d'un contrôle de l'URSSAF ?
Que cela soit sur place ou à distance, un contrôle URSSAF porte sur les cotisations et les contributions exigibles au cours des trois années civiles passées, soit lors des trois années inférieures à la date du contrôle. Le délai peut être supérieur, soit 5 années dans certains cas précis, en l'occurrence en cas de soupçon de travail dissimulé ou illégal.
Lors d'un contrôle, les éléments les plus systématiquement passés en revue sont les salaires, les rémunérations soumises au paiement de cotisations sociales – telles que des primes -, mais également les avantages en nature, les justificatifs de frais professionnels ou encore les exonérations de cotisations patronales.
Pour ce faire, l'URSSAF examine différents documents, en l'occurrence :
- les bulletins de salaire
- les contrats de travail
- les DSN - Déclaration sociale nominative -
- les contrats collectifs d'entreprise
Comment se déroule un contrôle URSSAF ?
Un contrôle URSSAF peut se dérouler de deux façons : soit via un contrôle dit "sur pièces' – pour les entreprises de moins de 11 salariés – ou via un contrôle sur place (dans les locaux de l'entreprise).
Le contrôle sur pièces, également appelé "contrôle partiel d'assiette sur pièces", est effectué sur la base des documents transmis par l'entreprise contrôlée, ou plus souvent par son expert-comptable. Dans ce cas, le contrôle a lieu dans les locaux de l'URSSAF, en présence ou non du représentant légal de l'entreprise.
Le contrôle sur place a pour sa part lieu directement dans les locaux de l'entreprise, un inspecteur de l'URSSAF se déplaçant pour l'occasion.
La procédure d'un contrôle URSSAF se déroule par ailleurs en plusieurs étapes :
- Un avis de contrôle est envoyé par courrier 15 jours avant la date du contrôle, et fait mention du fait que l'entreprise peut être assistée par un conseil de son choix, le mieux placé étant un cabinet d'expertise-comptable.
- Le contrôle est par la suite effectué, sur place ou sur pièces, en passant en revue un ensemble complet des documents comptables, fiscaux, juridiques et sociaux.
- À l'issue du contrôle, une lettre d'observation est adressée à l'entreprise. Le document détaille les conclusions du contrôle.
- L'entreprise contrôlée bénéficie ensuite d'une période de 30 jours au cours de laquelle elle dispose de la possibilité d'adresser des remarques au contrôleur ; une étape appelée "période contradictoire".
- La dernière étape est celle de la remise du rapport de contrôle dans lequel l'URSSAF indique si des irrégularités ont été constatées ou non, et si, le cas échéant, un redressement est prononcé. Dans ce dernier cas, l'entreprise reçoit une mise en demeure contenant le montant des sommes dues à régler dans un délai d'un mois.
Afin que le contrôle se déroule de la meilleure manière qui soit, et pour le respect de la procédure, des documents doivent être préparés en avance. Il s'agit de :
- la liasse fiscale – bilan comptable, compte de résultats, documents annexes
- des grands livres comptables
- la DSN
- les bulletins de salaires
- les contrats de travail
- les justificatifs de frais professionnels
- les statuts de la société
- les avis d'imposition
- les jugements de conseils de prud'hommes
Contrôle URSSAF : l'importance de l'accompagnement de l'expert-comptable
Que cela soit pour un contrôle sur pièces ou dans le cadre d'un contrôle sur place, l'accompagnement d'un expert-comptable s'avère on ne peut plus important.
En effet, par sa mission d'assistance et de tenue de la comptabilité, l'expert-comptable joue un rôle crucial dans le bon déroulé d'un contrôle URSSAF. Il conseille le chef d'entreprise et l'assiste à plusieurs niveaux : analyse des éventuels risques encourus, identification des solutions adaptées, préparation des documents et des pièces justificatives à fournir...
Le dirigeant d’entreprise bénéficie des compétences de l’expert-comptable en matière de fiscalité, de droit et de comptabilité. L'expert-comptable peut par ailleurs épauler le chef d'entreprise en répondant aux questions du contrôleur, tout en présentant les pièces et les documents étayant les arguments.
Un contrôle URSSAF peut ainsi être réalisé à distance ou, le plus fréquemment, sur place. L'accompagnement d'un cabinet d'expertise-comptable offre à cet égard au chef d'entreprise la garantie que l'intégralité de la procédure se déroule de la meilleure manière qui soit.
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