Utiliser Excel en comptabilité : bonne ou mauvaise idée ?

Malgré le choix pléthorique qu’offre le marché en logiciels et plateformes de comptabilité, le fait est que pour une part très large majorité de petites entreprises, Excel, le tableur bien connu de la suite Microsoft s’impose comme LE support de prédilection. Même si dans quelques cas de figures très précis, il peut s’avérer utile, ses limites sont telles qu’il est urgent de s’en passer et de migrer une fois pour toute vers une solution professionnelle. 

Excel : encore et toujours utilisé en comptabilité

Avec 70% des entreprises qui utilisent Excel pour la gestion client et la gestion de leur données, cet outil – basique et limité – demeure encore déployé et utilisé à grande échelle. Un chiffre qui dépasse même la barre des 80% pour les TPE. Pourquoi ce chiffre est-il si élevé ? Quels sont les avantages qu’y trouvent les entreprises ? Pour quels usages ? Côté avantages, Excel est simple d’utilisation. Il est aussi flexible, car il s’adapte à toutes les typologies d’activité. Autre intérêt : le coût d’utilisation est nul pour une utilisation en ligne et des plus abordable lorsqu’il est intégré à la suite Office.  

Au-delà de ces quelques atouts, il est également possible de reconnaître qu’utiliser Excel en comptabilité peut s’avérer utile dans certains cas de figure. Mais il s’agit bien d'utiliser Excel en comptabilité mais jamais pour réaliser et tenir sa comptabilité. Excel permet à des commerçants ou des gérants de petites et moyennes entreprises de tenir à jour et suivre les mouvements de trésoreries, les ventes, les achats. Il fait office en somme de journal afin de garder un œil sur les budgets. Mais son intérêt s’arrête à cette fonction de « carnet de bord ».

Les graves écueils de l’utilisation d’Excel pour la comptabilité de votre entreprise

Si Excel pouvait éventuellement servir il y a au moins une trentaine d’années pour gérer, suivre et tenir la comptabilité d’une entreprise, ce n’est aujourd’hui absolument plus possible ! Il y a plusieurs raisons à cela. La première est d’ordre légal et réglementaire : Excel n’est pas interconnecté avec les plateformes de l’État et ne peut pas l’être. Il n’est en rien conforme avec les obligations légales requises par l’administration fiscale. Les entreprises doivent être en mesure de présenter un fichier des écritures comptables (FEC) en cas de contrôle de l’administration fiscale. Excel ne permet pas de satisfaire à cette obligation légale.  

Pour les entreprises qui souhaitent tout de même continuer de l’utiliser pour de menues tâches, un chiffre doit les alerter : le Cabinet Deloitte constate dans une étude que 88% des fichiers Excel contiennent des erreurs. 

Au côté du manque de sécurité et de fiabilité, utiliser Excel en comptabilité repose sur des procédés chronophages, répétitifs, manuels. Excel ne permet par ailleurs aucune automatisation comme le permettent les plateformes et les logiciels actuels, dotés d’IA. 

Outre cela, Excel ne permet pas :

• L’automatisation de la récupération des données bancaires ;
• La gestion multi-utilisateur en temps réel ;
• L’émission automatique de factures électroniques. 

La gestion comptable via Excel n’est donc pas possible.

Quelles alternatives à Excel en comptabilité ?

Bonne nouvelle : de nombreux logiciels ( Lien vers article « ART#11 X logiciels à utiliser pour ses facturations électroniques »), de nombreuses plateformes modernes et performantes permettent de tenir et de suivre sa comptabilité. Pennylane est la solution que nous recommandons particulièrement. Cette plateforme française de gestion comptable et financière offre des avantages de taille : 

• Automatisation des processus comptables ;
• Partage en temps réel à tous les départements des informations financières ;
• Synchronisation des données bancaires et interconnexion avec les logiciels utiliser par le cabinet d’expertise-comptable
• Visibilité en temps réel sur la situation financière
• Une intelligence artificielle intégrée qui agit comme une aide d'analyse et de prise de décisions

Mais d’autres solutions existent telles que Axonaut, Odoo, Indy, Time ou encore Xero pour n’en citer que quelques-uns.

Excel en comptabilité : le verdict !

L’utilisation d’Excel peut conserver un intérêt dans certaines situations :

• Pour les auto-entrepreneurs ou les très petites structures qui n’ont pas l’obligation de produire une comptabilité complète.
• Pour réaliser des simulations, des prévisions budgétaires ou des reportings personnalisés, en complément d’un logiciel comptable.
• Comme outil temporaire avant la mise en place d’une solution plus complète.

Excel peut donc dans quelques cas de figures précis se positionner comme une solution temporaire vers le déploiement d’un logiciel ad hoc. Mais en réalité, du fait de ses limites intrinsèques, il peut être utilisé comme solution complémentaire. Et ce non pas pour tenir et gérer la comptabilité d’une entreprise mais comme un registre, un tableau de suivi des ventes et des achats éventuellement. Excel n’est pas conçu comme un logiciel comptable et son usage repose sur des saisies manuelles, ce qui le rend particulièrement vulnérable aux erreurs humaines.

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