La généralisation de la facture électronique – qui deviendra progressivement obligatoire à partir 2026 -, impose de respecter un certain format. Si Factur-X reste le format le plus plébiscité, deux autres sont par ailleurs admis. Quels sont les 3 formats de facturation électronique à respecter ? Afin de vous préparer à cette transition, voici ce que vous devez savoir.
Qu’est-ce qu’un format de facturation électronique ?
Le format de facturation électronique désigne la structure dans laquelle une facture est émise, transmise et archivée par voie dématérialisée. Il ne s’agit donc pas seulement d’un fichier envoyé par e-mail ou d’un PDF généré depuis un logiciel de gestion, mais d’un document structuré, normalisé, et transmissible de manière automatisée entre les systèmes d’information.
Pourquoi existe-t-il des formats spécifiques à respecter ? Les trois formats admis permettent de standardiser les factures et de permettre à l’administration fiscale de lire et d’extraire les données qui s’y trouvent. Car l’un des objectifs majeurs de la réforme de la facture électronique visée par l’État est de pouvoir lutter avec efficacité contre la fraude à la TVA, et ce en renforçant les contrôles automatisés.
Quels sont les 3 formats de facturation électronique autorisés ?
3 formats électroniques sont reconnus par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) pour garantir la légalité des factures. Ces formats sont dits « structurés » ou « hybrides » et permettent l’automatisation des échanges de factures.
Factur-X : le format hybride recommandé
Le format Factur-X est aujourd’hui le plus plébiscité. Il s’agit d’un format hybride combinant à la fois :
- Un fichier PDF lisible par l’homme
- Un fichier XML structuré
Le format Factur-X s’impose progressivement comme le standard en France et dans toute l’Europe. Il s’agit d’ailleurs d’un format franco-allemand. Conforme à la norme EN 16931, il présente comme intérêt d’être compatible avec les principaux outils de gestion comptable, tels que Pennylane, simplifiant ainsi les échanges entre les entreprises, leur cabinet d’expertise-comptable et l’administration.
UBL (Universal Business Language)
Deuxième format de facturation électronique reconnu au niveau européen et même mondial : l’UBL.
L’UBL – Universal Business Language - est un format entièrement structuré, basé sur le langage XML. Il permet une automatisation complète de la création, de la lecture, de l’envoi et du traitement des factures.
Ce format de facturation électronique est actuellement utilisé dans les échanges commerciaux entre entreprises, dans le nord de l’Europe notamment. Il est également conforme à la directive européenne, et peut être intégré à des logiciels de facturation. Reste qu’il demeure plutôt recommandé pour des entreprises disposant d’un système informatique avancé.
CII (Cross Industry Invoice), le troisième format de facturation électronique
Le CII est un autre format structuré basé sur le langage XML, développé par l’UN/CEFACT - Organisation des Nations Unies pour le commerce. Il est davantage utilisé dans les secteurs industriels ou par les grandes entreprises qui ont des besoins spécifiques en matière de description des produits et de logistique.
Ce format est reconnu pour sa précision et sa capacité à intégrer des données très détaillées.
Par essence, le format CII est tout de même complexe. Ce qui ne le destine pas à des TPE ou PME mais à des ETI et plutôt de grands groupes industriels.
Pourquoi des formats normalisés sont-ils imposés ?
Ces 3 formats de facturation électronique s’inscrivent dans la réforme de la facturation électronique. Celle-ci sert trois objectifs principaux :
- Accélérer et fiabiliser la transmission des données entre fournisseurs, clients et administration fiscale
- Réduire la fraude à la TVA en renforçant les contrôles automatisés
- Moderniser l’économie et améliorer la productivité des entreprises
Pour répondre à ces enjeux, les pouvoirs publics ont encadré strictement les formats de factures électroniques. L’édition, l’envoi, la réception et le traitement d’une facture au format PDF ne suffisent plus à satisfaire à ses besoins. Seule une facture électronique PDF qui intègre des données structurées - ou convertie dans un format structuré - est désormais conforme. Ces données structurées se trouvent encapsulées au sein du fichier PDF. Factur-X, CII et UBL sont autant de formats qui permettent un traitement automatisé des factures.
Comment votre entreprise doit se préparer ?
À première vue contraignante, la réforme de la facturation électronique se révèle en réalité une opportunité pour les entreprises réunionnaises d’adapter leurs pratiques en gestion avec les standards européens et internationaux. Cela leur leur donne par ailleurs l’occasion de profiter de ses avantages en termes de réduction du temps passé à traiter les factures, de réduction d’erreurs de saisie ; bref, de gagner en efficacité au quotidien.
Afin d’aborder sereinement cette transition, plusieurs étapes préalables sont nécessaires :
- Faire un état des lieux de ses outils de facturation
- Choisir un format de facturation électronique adapté à son activité et à ses partenaires
- Mettre à jour ou changer de logiciel si nécessaire
- Former les équipes à la nouvelle réglementation et aux outils
- Anticiper les connexions avec la plateforme publique ou les PDP
Pour cela : vous rapprocher de votre expert-comptable reste la meilleure façon d’anticiper les changements à venir.
Se conformer au format de facturation électronique ne se résume pas à un enjeu technique. C’est un véritable changement de paradigme dans les relations commerciales et fiscales. Anticiper cette transition, c’est choisir de gagner du temps, de la sécurité, de la fiabilité. Mais c’est aussi faire le choix d’une entreprise connectée, agile et plus compétitive.
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