Étape incontournable dans l’embauche d’un salarié à la Réunion, la déclaration unique d’embauche (DUE) doit suivre un formalisme précis. Plusieurs erreurs peuvent être commises tant dans les informations qui doivent y figurer que dans la marche à suivre. Quelles sont les erreurs courantes et comment les éviter ? Nos conseils.
Qu’est-ce que la déclaration unique d’embauche ?
La déclaration unique d’embauche fait partie des formalités obligatoires à réaliser pour l’embauche de salariés avant toute prise de poste. En tant que chef d’entreprise à la Réunion, vous la déléguez certainement à votre service RH, mais voici les informations indispensables à connaître. La DUE concerne tout employeur du secteur privé qui recrute un salarié relevant du régime général. Son but : signaler l’embauche auprès de l’Urssaf.
À quoi sert la déclaration unique d’embauche ?
La déclaration unique d’embauche permet de déclarer le travail du salarié à l’administration via notamment :
- L’immatriculation du salarié à la sécurité sociale
- L’affiliation à l’assurance chômage
- La déclaration auprès du service de santé au travail
Bon à savoir :
La DUE a été remplacée par la déclaration préalable à l’embauche (DPAE), afin de simplifier les démarches des employeurs. Cette évolution permet de centraliser les formalités sociales, auprès d’un guichet unique, l’URSSAF. Mais les deux termes continuent d’être utilisés.
Qui est concerné par la déclaration unique d’embauche à La Réunion ?
Toutes les entreprises de la Réunion, quelle que soit leur secteur d’activité et leur taille, doivent réaliser la déclaration unique d’embauche dès lors qu’elles recrutent. Vous êtes donc concerné si vous envisagez d’accueillir un nouveau collaborateur, sous un des contrats suivants :
- CDI et CDD
- Contrat d’apprentissage
- Travail saisonnier
- Travail temporaire
À retenir
- La déclaration unique d’embauche est obligatoire avant toute prise de poste d’un salarié
- Elle est aujourd’hui remplacée par la DPAE
- Elle sécurise les droits sociaux du salarié
Les bonnes pratiques pour éviter les erreurs dans la déclaration unique d’embauche
Afin que l’embauche de vos futurs salariés soit le mieux préparé d’un point de vue réglementaire, voici comment éviter les erreurs sur la déclaration unique d’embauche.
Réunir des informations indispensables
Avant tout enregistrement, vous devez disposer des informations suivantes :
- Numéro SIRET de l’établissement
- Identité complète du salarié
- Numéro de sécurité sociale
- Date d’embauche
- Type de contrat de travail
Afin de s’assurer des bonnes informations, notamment concernant l’identité et le numéro de sécurité sociale, il est indispensable de réclamer la pièce d’identité du salarié ainsi que sa carte vitale ou son attestation de sécurité sociale.
Respecter les délais légaux
Sachez que la DUE doit être transmise à l’administration avant le début du contrat, avant toute prise de poste, faute de quoi cela peut représenter une infraction au Code du Travail.
Conserver systématiquement les justificatifs
L’accusé de réception de la DUE doit être archivé et conservé, à la fois en version numérique et en version papier. La raison ? En cas de contrôle URSSAF, les documents liés aux contrats de travail sont demandés.
Faites appel à votre expert-comptable
Si vous prévoyez d’embaucher, faire appel aux services de votre expert-comptable à la Réunion pour la déclaration unique d’embauche s’avère une excellente idée. La raison ? Entouré de spécialistes des questions fiscales, sociales et RH, il vous aide à réaliser les démarches comme il se doit. Il :
- Vérifie la conformité des déclarations
- S’assure du respect des délais et des règles
- En amont, il identifie les risques
Aussi, en cas d’erreur ou de contrôle Urssaf, l’expert-comptable intervient en vous aidant à régulariser rapidement la situation. En tant que partenaire et conseiller du chef d’entreprise à la Réunion, il est un appui précieux car il maîtrise les procédures.
La déclaration unique d’embauche : tableau récapitulatif des informations à connaître et des erreurs à éviter
| Erreurs à ne pas commettre | Pourquoi c’est un problème | Comment les éviter (selon le texte) |
|---|---|---|
| Ne pas réaliser la déclaration unique d’embauche avant la prise de poste | Constitue une infraction au Code du travail | Transmettre la DUE avant le début du contrat et toute prise de poste |
| Déclarer le salarié sans disposer de toutes les informations obligatoires | Risque d’erreurs dans la déclaration | Réunir en amont le SIRET, l’identité complète, le numéro de sécurité sociale, la date d’embauche et le type de contrat |
| Renseigner des informations inexactes dans la DUE | Déclaration non conforme auprès de l’Urssaf | Vérifier chaque donnée avant l’enregistrement |
| Oublier de conserver l’accusé de réception de la DUE | Absence de preuve en cas de contrôle Urssaf | Archiver systématiquement l’accusé de réception en version numérique et papier |
| Ne pas anticiper les obligations liées à l’embauche | Embauche mal préparée sur le plan réglementaire | Préparer la déclaration en amont de l’arrivée du salarié |
| Gérer seul la DUE sans accompagnement | Risque d’erreurs et de non-conformité | Faire appel à l’expert-comptable pour vérifier la conformité et les délais |
| Ne pas sécuriser la démarche en cas d’erreur ou de contrôle | Difficulté à régulariser la situation | Solliciter l’expert-comptable pour intervenir rapidement auprès de l’Urssaf |
FAQ – Déclaration unique d’embauche
La déclaration unique d’embauche est bien plus qu’une formalité administrative car elle conditionne le respect des obligations légales de votre entreprise et les droits sociaux du salarié. L’accompagnement de votre expert-comptable vous permet de la réaliser correctement et d’éviter toute erreur.
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