Si votre entreprise n'a pas encore franchi le pas de la digitalisation de ses contrats, elle a tout intérêt à le faire. De vrais avantages sont en effet à en retirer. Et grâce à des outils ad hoc, tout devient plus simple ! Voici 6 outils à utiliser pour la digitalisation de vos contrats.
La digitalisation des contrats, un atout majeur pour l'entreprise
La digitalisation des contrats participe de l'effort général et nécessaire qu'est la transformation digitale des entreprises. Cela revient en premier lieu à dématérialiser les contrats, à se passer du support papier pour utiliser un support numérique, digital.
Au-delà de l'aspect matériel, qui revêt en soi un enjeu majeur de transmission et de conservation des documents contractuels, la digitalisation des contrats s'appréhende d’autre part dans un contexte plus large. Celui de la gestion digitalisée du CLM (contract lifecycle management) ou cycle de vie du contrat. L'activité consiste à digitaliser l'ensemble du cycle de vie des contrats depuis leur création, leur négociation, leur signature en passant par leur exécution jusqu'à leur renouvellement le cas échéant.
Répondre à l'enjeu de la digitalisation des contrats procure des avantages pour toute entreprise, quel que soit sa taille et son secteur d'activité.
- Selon une étude d'Aberdeen Group, digitaliser les contrats permet de réduire d'au moins 30% les coûts administratifs et de diviser par 2 les délais de contractualisation
une meilleure efficacité dans la consultation des contrats grâce à une centralisation des données - une transmission fluide des documents contractuels entre les partenaires
- un stockage optimisé et sécurisé
- une aide voire une automatisation de la rédaction des clauses via des fonctionnalités dotées d'intelligence artificielle
- une mise en conformité régulière avec les dispositions légales en vigueur, grâce à une mise à jour constante des outils
- une valeur juridique identique au format papier via la signature électronique
Les outils à connaître pour la digitalisation de vos contrats
De nombreux éditeurs de solutions de digitalisation des contrats existent sur le marché. En voici 6 qui sortent du lot en raison de l'efficacité et de la simplicité d'utilisation de leur offre.
ContractWorks, logiciel intuitif de digitalisation des contrats
ContractWorks se focalise sur les aspects essentiels de la gestion des contrats : aide à la rédaction, signature, suivi et stockage. Le logiciel se veut intuitif et facile de prise en main, afin que tous les collaborateurs de l'entreprise puissent l'utiliser. Grâce à l'IA dont il est doté, ContractWorks facilite la recherche et la consultation des contrats.
PandaDoc, outil complet de digitalisation des contrats
PandaDoc est une solution complète de gestion digitalisée des documents en entreprise. L'outil compte parmi les outils de digitalisation des contrats les plus en vue. Il intègre la rédaction, l'envoi, la conservation et l'approbation de contrats. Des modèles prêt à l'emploi sont par ailleurs disponibles. PandaDoc offre des fonctionnalités essentielles avec la personnalisation de clauses contractuelles et la signature électronique. PandaDoc peut également être connecté avec le CRM utilisé par l'entreprise afin de personnaliser les clauses en fonction des spécificités des clients.
DocuSign CLM
Utilisé essentiellement pour la signature électronique à distance, DocuSign CLM permet de standardiser et d'automatiser tous les contrats : recrutement, vente, achat, prestation de services...
Le logiciel intègre des fonctions facilitant la gestion centralisée des documents contractuels.
Juro, plateforme web innovante pour la digitalisation des contrats
Juro est une plateforme web, complète et innovante, dédiée à la digitalisation des contrats. Elle offre une large palette de templates pour les différentes activités de l'entreprise : recrutement, achat, vente... Et elle permet de suivre le cycle de vie de chaque contrat facilement. La solution, accessible dans le cloud, intègre des outils phares tels que Gdrive, Slack ou Salesforce.
LeeWay
Avec son interface simple à prendre en main, LeeWay est un outil complet de digitalisation des contrats. En plus des fonctionnalités communes à ses concurrents (templates, signature électronique, automatisation des tâches manuelles, stockage sécurisé, personnalisation des clauses) LeeWay se concentre sur le suivi des contrats. Des rappels automatiques sont en effet prévus afin de ne rater aucune échéance importante pour l'entreprise : fin de contrat, reconduction...
En prime, LeeWay prévoit une fonctionnalité intelligente avec la négociation collaborative, afin que les parties prenantes au contrat puissent facilement modifier telles ou telles clauses.
Concorde, plateforme tout-en-un dans le cloud
Taillée sur mesure pour les besoins des PME, Concorde est une plateforme complète de gestion de vie des contrats. Hébergée dans le cloud dans un univers sécurisé et accessible via une connexion web, Concorde offre toutes les fonctionnalités nécessaires allant de la création à la conclusion des contrats en passant par leur négociation et leur signature électronique.
Cette liste d'outils à connaître pour la digitalisation de vos contrats est loin d'être exhaustive. D'autres solutions existent telles que CMX, Contrats ZOHO ou encore Contract Hound. Elles offrent toutes des fonctionnalités clés similaires mais se distinguent par leur tarif. Afin d'en retenir une en particulier, sachez que votre cabinet d'expertise-comptable peut vous aiguiller vers la solution la plus adaptée à vos besoins
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